De afdeling Bedrijfsvoering levert advisering, ondersteuning en uitvoering van taken op het gebied van informatisering en automatisering, ICT-architectuur en -beveiliging, business intelligence, de documentaire informatievoorziening, de personeels- en salarisadministratie, inkoop en verzekeringen en de financiële administratie en ondersteuning bij de producten in de P&C-cyclus.
Het is een feit dat digitalisering en het gebruik van ICT-middelen niet meer weg te denken valt in het hedendaagse functioneren van onze gemeenten, onze interacties met inwoners en bedrijven en onze landelijke ketenpartners. Daarbij zijn de privacywetgeving voor de inrichting van onze processen en systemen belangrijk en de beveiligingsopgaven voor het voorkomen van misbruik en het gijzelen van onze bedrijfssystemen en bedrijfsgegevens groot. Dit schept dan ook verplichtingen voor onze technische inrichting, werkmethoden en investeren in kwaliteit van onze middelen (mens, machine en budgetten). Ook in het achterliggende jaar hebben in de landelijke media wederom de consequenties gezien en gehoord als zaken niet goed op orde zijn en wat daarvan dan de gevolgen zijn. Genoemd worden de datalekken bij onder andere de GGD, veiligheidsregio’s en het Openbaar Ministerie en de nasleep van de hack en gijzeling van systemen en informatie bij de gemeente Hof van Twente.
ICT en informatievoorziening kunnen niet meer als bijproduct worden gezien: ze moeten er zijn, ze moeten op orde zijn en ze moeten correct functioneren. Het dient daarmee strategisch als product en dienst het algemeen belang en maakt het dagelijks functioneren van de lokale overheid, onze gemeenten, mogelijk. Verdere ontwikkelen is nodig om te kunnen blijven voldoen aan de grote groei en vraag naar ICT-ondersteuning met als uitdaging daarbij ook de (informatie)veiligheid te waarborgen. De informatievoorziening en ICT-huishouding vereisen ook in 2022 extra middelen.
In de OWO-visie zijn in het hoofdstuk ‘Uitbouwen en door ontwikkelen’ de doelen van de OWO-samenwerking aan tien prioritieten gekoppeld. Prioriteit 3 ‘Inkoop en aanbesteding’ en prioriteit 5 ‘Slimmer verzekeren’ zijn sinds 2020 en 2021 al opgepakt en deze zijn grotendeels al uitgewerkt. Hierover is het goed nog te melden dat deze activiteiten net als veel andere werkzaamheden binnen de bestaande budgettaire kaders hebben plaatsgevonden.
Nieuwe ontwikkelingen
Onderstaand melden wij thema's waarvan wij voorzien dat zij in 2022 een rol gaan spelen maar waar vooralsnog geen financieel gevolg aan is gegeven in deze begroting. Op het moment dat er op deze thema’s meer bekend is op gevolgen, benodigde acties en financiële middelen wordt dit meegenomen in de eerstvolgende reguliere processtap van de P&C-cyclus. Het vraagt in deze lastige financiële budgettaire tijden durf en visie om proactief te sturen op digitale opgaves. Het gaat nu vooral om nieuwe (wettelijke) ontwikkelingen die in iedere gemeente in de normale exploitatie (bedrijfsvoering) spelen en ook geld kosten. Het in OWO-verband oppakken en uitvoeren betekent dat de kosten lager uitvallen dan wanneer een gemeente dit afzonderlijk vorm moet geven.
Wet open overheid (bekostiging via extra middelen Rijk)
Deze wet geeft regels over het actief openbaar en toegankelijkheid maken van overheidsinformatie en moet ervoor zorgen dat deze beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De algemene strekking is duidelijk: actiever, transparanter overheidsinformatie delen. Dit stelt eisen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding, waaronder de archivering, de informatiesystemen, de werkprocessen en de digitale publicatiekanalen. Maar ook aan de kennis van medewerkers. Alle gemeenten zijn door het Rijk gecompenseerd voor de invoering van de Wet open overheid (Woo).
Informatisering, digitalisering en automatisering
In 2019 is onderzoek gedaan naar de inrichting van een voor de toekomst bestendige informatievoorziening in de OWO-samenwerking. Uit dit onderzoek is een aantal aandachtsgebieden naar voren gekomen. Binnen de financiële en personele mogelijkheden gaan we aan de slag om hier stappen in te zetten.
Archiefverplichtingen en werkvoorraad wegwerken DIV
Om de achterstanden en de werkvoorraad weg te werken en de archieven op orde te brengen was in 2021 en is in 2022 én 2023 nog extra inhuurcapaciteit nodig. Het gaat vooral om uitvoeringstaken bij DIV zoals scannen, registreren, archiveren, inventarissen overbrengen en het doen van kwaliteitscontroles. Archieven moeten op orde zijn zoals de Archiefwet voorschrijft. Als dit niet het geval is dan kan er sprake zijn van taakverwaarlozing. De huidige hybride situatie (zowel papier als digitaal archiveren) gekoppeld aan de verschillende werkwijzen in de drie OWO-gemeenten in combinatie met een lastige arbeidsmarkt in dit domein maakt deze opgave veelomvattend en lastig.
Belangrijkste speerpunten 2022 per aandachtsgebied van de OWO-afdeling Bedrijfsvoering
Informatisering en automatisering (I&A)
In 2022 zullen de veiligheid (prioriteit 9) en de beschikbaarheid van betrouwbare data en het blijven voldoen aan de wetgeving (AVG, BIG, BIO et cetera) belangrijke speerpunten zijn.
Afhankelijk van het verloop en de maatregelen rondom Corona zal het hybride werken in combinatie met mobiele werkplekken in de drie gemeenten (onder andere laptops) ook in 2022 vervolg krijgen. Wij zorgen ervoor dat middelen en voorzieningen in 2022 waar nodig of gewenst worden omgevormd of uitgebreid.
In 2021 is een groot deel van het bestaande applicatielandschap en de daarbij behorende voorzieningen integraal Europees aanbesteed. De projectvoering is in 2021 voorbereid waarbij met de diverse domeinen in de drie gemeenten het Pakket van Eisen (wensen en opties) is bepaald. Eind 2021 zal naar verwachting bekend zijn op welke manier en met welke leverancier(s) we in 2022 en daarna (fasering meerjarig) voor de toekomst gaan bouwen aan de continuering van onze informatievoorziening, gegevensbeheer, uitwisseling van gegevens en de functionele toepassingen.
Documentaire Informatievoorziening (DIV)
De Archiefwet heeft gevolgen door de verkorting van de termijnen voor overbrenging archiefbescheiden. Die gaat van twintig jaar nu (Archiefwet uit 1995) naar tien jaar straks. Die eis gaat hoe dan ook impact hebben. Gelet op het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) vanuit de provincie (jaarverslagen die we opstellen, het OWO-verbeterplan en het binnenkort vast te stellen IBT-uitvoeringsplan) zijn er extra inspanningen nodig om te kunnen voldoen aan de wetgeving van nu en voor later. In het IBT-uitvoeringsplan kunnen we de huidige voorraad met bestaand personeel in maximaal vier jaar wegwerken. Door de provinciale toezichthouder is in het jaarverslag opgenomen dat een nieuwe functie van archivaris nodig is gegeven de schaalgrootte van de OWO-gemeenten. Het is een terugkerend punt uit de beoordelingen die de provincie maakt naar aanleiding van onze jaarlijkse IBT-jaarverslagen voor het archief- en informatievoorzieningsdomein.
De nazorg van de invoering van het zaakgericht werken in OWO-verband vraagt aandacht. Zaakgericht werken biedt centraal inzicht in alle lopende zaken en ondersteunt volledige digitale dossiervorming.
Vanuit de Archiefwet en de provincie als toezichthouder liggen grote opgaven om te voldoen aan de inrichting en het actueel zijn van de informatievoorziening en archiefvorming. Hiervoor zijn aanvullende middelen ingezet. Dit proces duurt nog zeker tot 2023, net als de extra inzet van personeel om de grote hoeveelheden archief correct te verwerken en vindbaar te houden.
Binnen het ruimtelijk domein speelt de naderende invoering van de Omgevingswet (prioriteit 8) een grote rol. Daarbij staat een goede informatievoorziening voor zowel de ambtenaar als de burger centraal. Dit betekent dat we moeten investeren in een goede kwaliteit van onze gegevens.
Inkoop (prioriteit 3)
Op het terrein van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal in 2022 het bestaande beleidskader worden gehanteerd en in toepassing worden gestimuleerd. Wij faciliteren, motiveren en sturen daarbij op onze beleidsdoelen: lokale en regionale inkoop daar waar dat kan. Het actieplan Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) wordt verder uitgerold waar het ambitiedocument circulaire economie Fryslân deel van uit maakt. Er zijn verschillende ICT-toepassingen die moeten worden aanbesteed waarvan de voorbereidende werkzaamheden OWO-breed worden opgepakt.
Financiële administratie
Het op tijd binnen de gestelde kaders betaalbaar stellen van facturen is een continu proces waarbij de norm is dat minimaal 95 procent van de onbetwiste facturen binnen dertig dagen betaald zijn. Het verwerken, muteren en verantwoorden van onze financiën in combinatie met het ontsluiten van deze informatie is in combinatie met onze ondersteuning voor de reguliere P&C-cyclus een prominente activiteit. In 2021 is de inrichting van het nieuwe financiële applicatie voor de OWO-gemeenten, na gunning aan een nieuwe leverancier, voorbereid en 2022 is het eerste jaar waarin met dit nieuwe pakket de P&C-cyclus en de financiële dienstverlening aan burgers en bedrijven wordt ondersteund.
Personeels- en salarisadministratie (PSA)
PSA faciliteert gebruikers met het softwarepakket e-HRM waarmee zij eenvoudig, overal en altijd hun zaken kunnen inzien of regelen, zoals de salarisspecificatie, declaraties, verlofregelingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Leidinggevenden krijgen (digitale) ondersteuning in het werken met digitale personeelsdossiers. Daarnaast ondersteunt PSA de (werving- en selectie)processen en overige vraagstukken van HRM.
Verzekeringen (prioriteit 5)
Voor burgers en bedrijven zetten wij het op tijd afhandelen van schadegevallen en schadeclaims voort. Tevens zorgen wij voor het actualiseren van onze verzekeringsportefeuille. Wij hebben in 2021 het OWO-verzekeringsbeleid uitgewerkt. Daarnaast bouwen wij verder aan intensieve afstemming met de diverse vakafdelingen waarbij de adviesfunctie richting de vak afdelingen verder proactief uitgebouwd zal gaan worden.