OWO 2.0: herijken en identiteit
De OWO-samenwerking brengt mensen vanuit verschillende organisaties met ieder een eigen cultuur samen. We werken aan een programma waarmee we in 2024 actief aan de slag gaan met het verder samenbrengen van de gemeenten, medewerkers en bestuurders om zo te leren van elkaar en verder te werken aan de gezamenlijke OWO-identiteit.
Eerder hebben we onderzoek gedaan wat er nodig is de OWO-afdeling Bedrijfsvoering toekomstbestendig te maken. In 2023 starten we een soortgelijk onderzoek voor de OWO-afdelingen Beheer & Registratie (B&R) en Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving (VTH). De uitkomsten verwachten we in de eerste maanden van 2024.
Ambities en inrichting dienstverlening
De inrichting van de ‘digitale’ dienstverlening is een continue proces. In 2022 zijn we begonnen met een verandertraject binnen de OWO-afdeling Bedrijfsvoering dat gericht is op het bouwen van een toekomstbestendige afdeling waar de ICT, informatievoorziening en archivering voor de gehele OWO op orde is.
ICT
In 2022 is de aanbesteding van vijf kernapplicaties gedaan. Dat zijn de programma’s die ondersteunen op het vlak van Belastingen, Dienstverlening, Sociaal Domein en Zaakgericht werken en de onderliggende koppelingen tussen programma’s. De implementatie is deels in 2023 gerealiseerd, in 2024 ronden we dit af.
Wijzigingen in wet- en regelgeving dragen bij aan de verdere digitalisering binnen de gemeenten. Denk bijvoorbeeld aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet en de invoer van landelijke administratieprotocollen.
We zijn in 2023 ook begonnen met het overbrengen van zoveel mogelijk applicaties naar de cloud (het internet), in 2024 gaan we hiermee verder. De overgang naar Microsoft 365 is hierbij de meest omvangrijke. Dit grote project, waarbij we ook de telefonie moderniseren ronden we in de zomer van 2024 af. In navolging van de gemeente Opsterland, sluiten we in 2024 ook de gemeenten Ooststellingwerf en Weststellingwerf aan op de berichtenbox van mijnoverheid.nl. Hiermee zetten we verdere stappen in het verbeteren van de dienstverlening aan onze inwoners.
In 2023 zijn door de drie gemeenteraden aanvullende middelen beschikbaar gesteld om met name op het vlak van ICT een forse inhaalslag te maken. Vanuit een meerjarenplan (de ‘roadmap ICT’) werken we aan de versterking van onze ICT. Bij de kadernota 2025 komt het eerste ijkmoment, waarbij we u inzicht geven in de gehele stand van zaken van de ontwikkelingen in de ICT en we vooruitkijken naar de verdere ontwikkelingen. Vooralsnog gaan we ervan uit dat we met de genomen maatregelen een goed basisniveau kunnen borgen.
(Documentaire) Informatievoorziening
We werken aan de uitvoering van het verbeterplan rondom onze (documentaire) informatievoorziening met als doel onze post- en interne processen eenvoudiger in te richten en te digitaliseren. Onderdelen van dit project zijn het vervangen van de papieren post voor een digitaal origineel (de zogenaamde ‘substitutie’), het invoeren van een digitaal archief (een e-depot) en het verminderen het aantal zaaktypes in ons zaaksysteem zodat we gemakkelijker stukken kunnen vinden. We harmoniseren hiermee direct de werkwijze in de drie gemeenten zodat we een hogere doelmatigheid krijgen en een kleinere foutgevoeligheid. In 2024 zien we hiervan de concrete resultaten.
Archivering
In 2023 heeft u incidenteel middelen beschikbaar gesteld voor het wegwerken van achterstanden bij het archief. Het project ‘wegwerken achterstanden archief’ is ondertussen op stoom. We hebben de medewerkers met kennis van de papieren archieven vrijgemaakt om te werken aan het rubriceren en ontsluiten van de nog te archiveren stukken. Bij de kadernota 2024 is de financiering van dit project doorgetrokken naar 2024 en 2025, daarna moet het project afgerond zijn.
Verdere voortgang inkoop- en aanbestedingsbeleid
Met de gezamenlijke inkoop en aanbesteding worden naast inkoopvoordelen door goedkopere contracten, ook voordelen behaald op het gebied van de voorbereiding van de aanbesteding en de kwaliteit van de uitvraag.
In 2024 gaan we verder met het professionaliseren van het contract- en leveranciersbeheer om ook de beheersing op lopende contracten te versterken. Tenslotte kijken we naar het gehele proces (van de inkoop tot aan de betaling) of daar winst te behalen is. Dat kan bijvoorbeeld leiden tot meer raamovereenkomsten, tot minder contracten en tot minder facturen. Bij het jaarverslag over 2024 zullen we de effecten inzichtelijk maken, door de opname van prestatie indicatoren.
Datagedreven werken
Datagedreven werken is steeds meer onderdeel van onze organisaties. Het benutten van beschikbare data moet volledig onderdeel worden bij zowel het opstellen van beleid als het uitvoeren van onze gemeentelijke taken. Om dit te organiseren bouwen we binnen ICT een cluster waar data-deskundigen een plek krijgen.
Slimmer verzekeren
De OWO-samenwerking biedt ook kansen door de verzekeringsportefeuilles van de drie gemeenten te integreren. Daarom werken we in OWO nauw met elkaar samen op het gebied van verzekeren. In het eerste kwartaal van 2024 gaan we het verzekeringsbeleid actualiseren.
Harmonisatie en verduidelijking apv
De Omgevingswet is een uitgelezen kans om de APV-en van de OWO-gemeenten tegen het licht te houden en waar mogelijk deze te harmoniseren. In het eerste kwartaal van 2024 zal een voorstel aangeboden worden aan de raden van de OWO-gemeenten
Actualiseren VTH-beleidsplannen
Voor de periode 2020-2024 is een OWO-breed beleidsplan VTH vastgesteld. De drie gemeenteraden hebben kaders meegegeven voor dit beleidsplan. Met name verkeersveiligheid, leefbaarheid en ondermijning vragen meer inzet van de afdeling VTH. Niet alleen formatief, maar ook in veiligheid voor de betrokken medewerkers (opleidingen, uitrusting, wagenpark) wordt dit vertaald in deze begroting.
Zorgvuldige invoering omgevingswet
De invoeringsdatum voor de Omgevingswet is definitief vastgesteld op 1-1-2024. Tegelijkertijd treedt ook de Wet kwaliteitsborging in werking. Beide wetten hebben een forse impact op de organisaties en specifiek op de OWO-afdeling VTH. Er vindt namelijk een verschuiving van taken plaats van provincie naar gemeenten en van gemeenten naar de omgevingsdienst als gevolg van de Omgevingswet.
De Wet kwaliteitsborging voor de bouw heeft tot gevolg dat taken van VTH naar de markt gaan en de gemeente een meer controlerende taak moet gaan invullen. Ook mag er meer vergunningsvrij gebouwd worden. Beide hebben gevolgen voor de legesinkomsten. De effecten van deze veranderingen zijn meegenomen in een aangepaste, geharmoniseerde legesverordening 2024. Een mooi voorbeeld van de OWO-samenwerking.
Inwoners en bedrijven moeten wennen aan de nieuwe wet- en regelgeving en we verwachten dan ook veel vragen. Ook denken we dat er intern extra inzet nodig is om de nieuwe regelgeving toe te passen en af te stemmen met de omgevingsdienst. Wij verwachten daarom dat we in 2024 en 2025 te maken krijgen met extra frictiekosten voor onze organisatie. Hoewel het Rijk middelen voor de invoering van deze wetgeving beschikbaar stelt, is de verwachting dat deze middelen niet toereikend zullen zijn voor de te maken kosten.
Per jaar monitoren we de ontwikkelingen als gevolg van deze grote wetswijziging.
Informatiebeveiliging en veiligheid
In 2024 nemen we de WOO (wet open overheid) en de Wmbev (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) op in onze werkprocessen. Samen met de AVG en de nieuwe Archiefwet is dit het nieuwe wettelijk kader voor onze informatiehuishouding. Het is nodig onze processen, systemen en werkwijzen hier opnieuw op in te richten. Vanuit een uniform en overkoepelend toetsingskader gaan we vanaf 2024 de naleving van de diverse wetten en regels op het vlak van de informatiehuishouding monitoren.
We gaan daarnaast door met de versterking van de cybersecurity en het moderniseren van netwerk- en systeembeheer. Doordat steeds vaker software in de cloud draait, is er steeds meer aandacht voor de netwerkbeveiliging en het managen van koppelvlakken met de leveranciers. We zien hierdoor een verschuiving van lasten van investering in hardware naar hogere licentie- en netwerkkosten.
Innoveren voor de toekomst
Anders denken, anders doen en anders werken is nodig om te kunnen innoveren. Dit vraagt iets van de organisaties, de medewerkers en de aansturing. Ook zijn er faciliteiten nodig om op andere manieren te kunnen werken. Ondertussen kunnen alle medewerkers thuis of op ieder gemeentekantoor inloggen om te werken. Ook wordt hybride werken steeds beter gefaciliteerd en kent ieder gemeentekantoor verschillende werkplekken die aansluiten bij de behoefte van de medewerker. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen samenkomen in een werkcafé, het kunnen bellen in een speciale belruimte of het kunnen samenwerken in projectruimtes. Hier wordt in iedere OWO-gemeente op dit moment aan gewerkt, ondersteund door de OWO afdeling Bedrijfsvoering.